TITRE: Campus-Wide Information Systems and Networks

AUTEUR: Les Lloyd, éditeur

PUBLIÉ en 1992 par Meckler Publishing; Westport, Connecticut, États-Unis.

et

TITRE: Campus-Wide Information Systems 2

AUTEURE: Judy Hallman,

PUBLIÉ par voie électronique le 19 mai 1992 par University of North Carolina at Chapel Hill; Chapel Hill, North Carolina, États-Unis.

L’évolution récente de la technologie informationnelle est telle que les ordinateurs peuvent se parler entre eux peu importe la distance qui les sépare; ceux et celles qui disposent d’un micro-ordinateur peuvent accéder aux ordinateurs, dans leurs institutions et ailleurs, et consulter des renseignements qui y sont emmagasinés. Il suffit que le micro-ordinateur soit muni des logiciels appropriés et qu’il soit lié à un réseau de communication électronique - lui-même lié au réseau international de communication électronique INTERNET 3 .

Le présent texte concerne un type de systèmes d’accès à l’information, le Campus-Wide Information System (CWIS); un CWIS est un système d’accès général qui rend l’information universitaire facilement accessible. Il permet la consultation à distance d’un grand nombre de renseignements différents, emmagasinés dans des ordinateurs de marques différentes qui se trouvent à un même endroit ou sur plusieurs sites.

Un très grand nombre d'universités se sont données de tels CWIS pour faciliter l’accès aux informations dans leurs propres systèmes ainsi qu’à des informations et à des systèmes dans d’autres institutions. Au total, nous en avons dénombrés 4 près de trois cents, dont 230 aux États Unis.

Compte tenu de l’évolution des technologies de communications, de la révision des systèmes de gestion de l'Université du Québec (Siège social) et des besoins exprimés par certains usagers, le service des systèmes d’information (SSI) de l'Université a entrepris une réflexion sur les moyens conceptuels et technologiques pour rendre les informations du Système d’information de gestion (SIG) du Siège social, accessibles, par voie électronique, à certains usagers et aux établissements du réseau tel que prévu dans la politique d'information de gestion et de bureautique. En effet, les informations de base du SIG proviennent des établissements du réseau, il est donc normal de rendre les données agglomérées du SIG accessibles aux intervenants de ces établissements.

La présente réflexion s’insère dans ce contexte.

Les CWIS sont des systèmes très complexes 5 ; le présent texte vise à initier le lecteur peu averti au CWIS et renferme les éléments d’information pertinents à une compréhension minimale de ce type de système.

Le volume Campus-Wide Information Systems and Networks renferme une trentaine d’études de cas de CWIN et CWIS présentée initialement lors d’une série de conférences, tenue au College Lafayette en Pennsylvanie, relative à l’utilisation des ordinateurs dans les universités. On y trouve les deux types de cas suivants:

• CWIN: développement et installation de réseaux informatiques locaux et à l’échelle de l’université (Campus-Wide Information Networks);
• CWIS: développement et installation de systèmes informatisés d’accès aux informations disponibles sur supports informatiques (Campus-Wide Information Systems);

1. Systèmes d’accès général à l’information universitaire

Le volume Campus-Wide Information Systems and Networks renferme l’étude de neuf cas de systèmes universitaires d’accès à des ressources informationnelles emmagasinées sur support ordinolingue (CWIS) et un survol des CWIS que l’on retrouve au Royaume-Uni. L’article de madame Hallman est plus général et fait le point sur l’évolution des CWIS ainsi que sur leurs caractéristiques fondamentales.

Les neuf cas examinés par Lloyd proviennent des États-Unis et du Royaume-Uni:

L’ensemble des considérations émises à la fois par Lloyd et par Hallman permet de mieux comprendre les objectifs visés par l’instauration de ces systèmes, les processus de développement qui ont prévalu lors de leur élaboration ainsi que leur fonctionnement.

Ces systèmes visent, de l’avis des deux auteurs, les objectifs suivants:

• rendre le plus grand nombre de renseignements déjà emmagasinés sur support informatique accessible au plus grand nombre d’intervenants - que ces renseignements se trouvent sur le ou les ordinateur(s) de l’université concernée ou sur ceux des autres universités ou institutions;
• faciliter l’accès aux utilisateurs qui ne sont pas des spécialistes de l’informatique.

De façon subsidiaire, la généralisation de la popularité des CWIS devrait réduire le nombre de documents sur support papier, leur tirage et leur circulation ("paperless society").

L’atteinte des ces objectifs a été grandement facilitée par l’émergence de nouveaux logiciels et de nouvelles capacités du réseau téléphonique et, surtout, par la prolifération des postes de travail informatiques (micro-ordinateurs) se trouvant dans les bibliothèques, les centres de documentation, les salles de cours, les bureaux des professeurs et du personnel administratif et d’encadrement, les chambres dans les résidences et enfin, dans les résidences d'étudiants et des parents: ils sont partout!!!

La réussite d’un projet de CWIS repose sur plusieurs facteurs dont certains sont assez techniques (logiciels, équipements en place). Cependant les rédacteurs de tous les cas examinés ont souligné l’importance d’impliquer, dans le processus de planification, aussi bien les services "propriétaires" des données que les utilisateurs et les services techniques chargés de coordonner la réalisation du projet 6 . En citant l’ancien président des États-Unis, M. Dwight D. Eisenhower, "Plans are nothing; planning is everything", un des rédacteurs de cas cités par Lloyd (p.80) résume très bien ce leitmotiv de la démarche de développement suivie dans la plupart des cas examinés.

Par ailleurs, c’est au plan de l’organisation et du fonctionnement d’un CWIS que cette recherche fut le plus immédiatement utile et ce malgré le fait que l’on ne retrouve nulle part dans les deux documents une définition précise - et non technique - de ce qu’est un CWIS. La définition suivante a été élaborée par déduction à la suite de l’analyse des cas.

Un CWIS est un système informatique qui permet:

• d’accéder à des renseignements déjà disponibles ou emmagasinés sur support ordinolingue (dans un ordinateur ou un micro-ordinateur);

• de regrouper ces renseignements pour répondre à la demande de l’utilisateur;

• de transmettre ces renseignements à l’utilisateur.

Bien qu’il ne soit pas, en théorie, exclu que l’utilisateur d’un CWIS accède aux banques de données opérationnelles; normalement, il n’y accède pas directement et ce pour plusieurs raisons (ex.: incompatibilité de logiciels, sécurité, lisibilité).

Le portrait-type d’un projet de développement d’un CWIS comporte les éléments suivants:

• ordinateurs (ceux des clients demandeurs et celui sur lequel opère le CWIS; ce dernier - le serveur - est normalement dédié au CWIS);
• systèmes d’opération 7 (propre à l’appareil et à l’environnement technique dans lequel il se situe);
• logiciel (pour la programmation informatique des fonctions, procédures et traitements propres au CWIS; le logiciel de l’ordinateur du demandeur [normalement de type "client-serveur"] permet à ce dernier d’interpréter les informations [codes, signaux ..] qu’il reçoit);
• interface (pour gérer les relations avec le demandeur: accès aux renseignements, design des pages-écrans [menus d’interrogation 8   pour le repérage des informations demandées, pages-écrans renfermant les informations demandées]; choix sur des menus hiérarchiques successifs;
• protocoles (pour accéder aux ressources informationnelles à distance [gopher, WAIS, WWW, CWISP 9 ] et pour transmettre des données en télécommunications entre appareils différents);
• responsabilité pour l’obtention et le traitement des informations (normalement ces responsabilités relèvent du secteur de premier niveau susceptible d’assurer la fiabilité de l’information; une fonction de coordination est nécessaire pour faciliter la rédaction du contenu des écrans menus de requêtes et des écrans de réponse);
• étendue de l’auditoire (grand public ou restreint à certaines catégories de demandeur);
• gamme des services offerts (les responsables au Royaume-Uni ont établi une liste des composantes minimales d’un CWIS);
• une ou des banque(s) dans la (les) quelle(s) sont emmagasinés les renseignements que l’on peut consulter via le CWIS (ce que les anglo-saxons appellent "respository of textual and graphical information") et des procédures qui assurent, normalement de façon automatique, la mise à jour des informations.

En terme de développement, il est jugé impératif de s’assurer que le CWIS soit intégré aux autres ressources informationnelles de l’institution qui sont accessibles en télétraitement (bibliothèque, babillard, nouvelles, etc.) et qu’il permet l’accès aux ressources de ce type à l’extérieur de l’institution (Internet, gopher).

Pour ceux et celles qui désirent poursuivre leur réflexion sur ce sujet, la description du cas de Birmingham University (Lloyd, pp. 223-231), le survol des CWIS que l’on retrouve au Royaume-Uni (Lloyd, pp. 282-295) ainsi que l’article de madame Judy Hallman 10   sont particulièrement intéressants et instructifs. Le portrait de la situation que dresse ces deux auteurs est quelque peu incomplet puisqu'il est peu question des CWIS de type WWW ou de Gopher. Ceux-ci sont beaucoup plus conviviaux, notamment pour la recherche de documents, pour le demandeur d’information que les CWIS traditionnels ou initiaux.

Enfin, le concept général des CWIS développé dans ces documents de référence a été appliqué à l’environnement informationnel du Siège social de l’Université du Québec afin d’illustrer la configuration de ce que pourrait être un éventuel CWIS - Système d’accès général à l’information universitaire - du Siège social. Le schéma suivant présente visuellement et très sommairement trois dimensions ou interfaces d’un CWIS

• les relations entre les systèmes et banques d’information de gestion et un éventuel CWIS

• les relations entre ce CWIS et les sources externes d’information

• le lien entre le demandeur et les sources d’information consultables.

 

La plupart des cas présentés dans le volume de Lloyd concerne le développement et l’installation de réseaux informatiques. Les thèmes traités reflètent les préoccupations principales des spécialistes dans ce domaine scientifique: câblage (éthernet, fibre optique, cuivre, aluminium, protégé; capable de supporter les transmissions audio, vidéo et de données), capacité de relier des équipements disparates (ordinateurs, mini-ordinateurs, micro-ordinateurs, moniteur non-intelligent ["dumb terminals"]; IBM, Mac, VAX, Sun...) et éloignés géographiquement (plusieurs étages d’un même édifice, plusieurs édifices sur un même campus, plusieurs campus) et de logiciels de fonctionnement des appareils et de logiciels d’exploitation des données de plusieurs compagnies. Les cas concernent les travaux réalisés dans 21 institutions situées dans 13 états des États-Unis et en Irlande.

Dans les cas examinés, la motivation principale des promoteurs des réseaux informatiques et des décideurs politiques et financiers était, comme il se doit, pédagogique. Puisque les technologies informatiques sont utilisées dans toutes les sphères de l’activité humaine, les programmes de formation doivent préparer les étudiants en conséquence; "computer literacy . . . is fast becoming an assumed skill in the workplace" (Lloyd, p 79). Une recherche dans un catalogue de bibliothèque est vue maintenant comme un échange interactif d’information; le dépôt d’un travail écrit peut être vu maintenant comme une transmission d’information en différé si elle se fait par courrier électronique (Lloyd, p 45). Plusieurs universités se sont fixé comme objectifs que chaque professeur et chaque étudiant ait "son" micro-ordinateur relié à un réseau. Les pouvoirs publics ont reconnu l’importance stratégique de ce phénomène et de cette réalité car le financement des travaux décrits a, dans la plupart des cas, été assuré par des programmes gouvernementaux spéciaux et ad hoc.

Parmi l’ensemble des informations et "leçons" que l’on peut tirer de ces cas, les trois considérations suivantes paraissent particulièrement intéressantes:

L’épine dorsale (autoroute principale du réseau) de la plupart des réseaux informatique examinés est le système de câblage Éthernet; ou, "Ethernet network is inherently vulnerable to passive eavesdropping". Le mécanisme à mettre en place pour réduire les accès illégaux aux systèmes et aux données consiste, de l’avis de spécialistes consultés (Lloyd, p 221), à fractionner les systèmes en plusieurs sous-systèmes et en reliant ces sous-systèmes au moyen de "ponts" et de "passerelles" avec des "portes d’entrée". Évidemment, ces portes, passerelles et ponts rendent l’accès plus compliqué et ardu.

Les auteurs ont souligné la grande importance:

• de cartographier adéquatement le réseau (filage, etc.) et d’étiqueter convenablement les câbles, fils et appareils;

• de documenter le réseau et de tenir à jour les spécifications techniques et les inventaires (logiciels).

Ces aspects plus terre à terre deviennent stratégiquement importants quant un problème survient mais hélas, il peut être trop tard.

Le remplacement ou la modification du système téléphonique constitue, en raison de la complexité des nouveaux services téléphoniques disponibles et demandés par les professeurs et étudiants (voix, télécopie, transmissions de données), l’occasion privilégiée pour établir un nouveau réseau informatique. L’élaboration et l’implantation de la plupart des réseaux décrits dans le document de Lloyd ont été déclenchées par le remplacement de systèmes téléphoniques.

Pour ceux et celles qui désirent poursuivre leur réflexion sur ce sujet, la description des trois cas suivants est particulièrement intéressante et facile à lire: Drew University (Lloyd, pp. 43-56) le meilleur cas; Kent State University (Lloyd, pp. 75-83) et Stevens Institute of Technology (Lloyd, pp. 173-182)

L’étude de ces documents et la réflexion qu’elle suscite fournissent l’occasion d’approfondir la connaissance générale des dimensions multiples du "réseautage" ou "networking"; elles soulignent avec acuité la complexité scientifique apparente des nouvelles technologies informationnelles. Il est malheureux, à cet égard, que la plupart des rédacteurs des cas examinés utilisent, beaucoup trop, un langage hermétique et des abréviations presque incompréhensibles pour le néophyte. Il faudrait contrer cette tendance, un peu naturelle chez des spécialistes, afin d’éviter que le "monde de l’informatique et des communications" se coupe des autres intervenants et qu’il soit perçu comme étant à l’écart.

Enfin, il ressort de ces textes que les pouvoirs publics reconnaissent l’importance de cette science appliquée et lui accordent une priorité budgétaire importante. En effet, dans la presque totalité des cas, le financement des équipements et des ressources humaines était assuré par des fonds spéciaux parfois récurrents. De plus, la popularité des CWIS, au Royaume-Uni, est le résultat en bonne partie de mise en commun et de concertation entre les universités britanniques (Lloyd, p. 282).

Grant Regalbuto, Service des systèmes d’information

Vice-présidence à l’administration

Université du Québec

Notes